{"id":3886,"date":"2015-11-11T09:38:22","date_gmt":"2015-11-11T09:38:22","guid":{"rendered":"http:\/\/www.cgt-hopital-manosque.fr\/?p=3886"},"modified":"2015-11-11T09:49:40","modified_gmt":"2015-11-11T09:49:40","slug":"10-novembre-2015-bonjour-pouvez-vous-svp-me-renseigner-sur-les-pieces-contenant-le-dossier-administratif-merci","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/www.cgt-hopital-manosque.fr\/?p=3886","title":{"rendered":"10 novembre 2015 – Bonjour, pouvez vous svp me renseigner sur les pi\u00e8ces contenant le dossier administratif ? Merci."},"content":{"rendered":"

\"Question<\/a><\/p>\n

De prime abord, l\u2019article 18 de la loi n\u00b083-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires dispose : <\/p>\n

\u00ab Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pi\u00e8ces int\u00e9ressant la situation administrative de l’int\u00e9ress\u00e9, enregistr\u00e9es, num\u00e9rot\u00e9es et class\u00e9es sans discontinuit\u00e9.
\nIl ne peut \u00eatre fait \u00e9tat dans le dossier d’un fonctionnaire, de m\u00eame que dans tout document administratif, des opinions ou des activit\u00e9s politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’int\u00e9ress\u00e9.
\nTout fonctionnaire a acc\u00e8s \u00e0 son dossier individuel dans les conditions d\u00e9finies par la loi.
\nDans des conditions fix\u00e9es par d\u00e9cret en Conseil d’Etat pris apr\u00e8s avis de la Commission nationale de l’informatique et des libert\u00e9s, le dossier du fonctionnaire peut \u00eatre g\u00e9r\u00e9 sur support \u00e9lectronique s’il pr\u00e9sente les garanties pr\u00e9vues par les alin\u00e9as pr\u00e9c\u00e9dents. \u00bb <\/p>\n

De plus, l\u2019article 1er du d\u00e9cret n\u00b02011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et \u00e0 sa gestion sur support \u00e9lectronique dispose : <\/p>\n

\u00ab Le dossier individuel de l’agent public est compos\u00e9 des documents qui int\u00e9ressent sa situation administrative, notamment ceux qui permettent de suivre son \u00e9volution professionnelle.
\nLe dossier individuel est unique. Il est tenu dans les conditions fix\u00e9es par l’article 18 de la loi du 13 juillet 1983 susvis\u00e9e. \u00bb <\/p>\n

Enfin, l\u2019annexe de l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 21 d\u00e9cembre 2012 relatif \u00e0 la composition du dossier individuel des agents publics g\u00e9r\u00e9 sur support \u00e9lectronique rappelle qu’au titre de l’accident de service et de la maladie professionnelle, ne peuvent faire partie du dossier que la d\u00e9claration d’accident de service ou maladie professionnelle, le rapport d’enqu\u00eate suite \u00e0 accident de service, l’allocation temporaire d’invalidit\u00e9, et la notification du taux d’IPP. <\/p>\n

Au vu de l’ensemble de ces textes, il appert ainsi que le dossier individuel de l’agent ne doit comprendre que des pi\u00e8ces \u00e0 usage administratif ou d’origine administrative. Il doit contenir des informations telles que notamment l’\u00e9tat civil, les dipl\u00f4mes, l’acte de titularisation, l’affectation, la notation, l’avancement, les mutations, les actions de formation, les cong\u00e9s, sous r\u00e9serve des documents prot\u00e9g\u00e9s par le secret m\u00e9dical, les sanctions disciplinaires, les autorisations d’absence\u2026<\/p>\n

Il ne rend compte que de la mani\u00e8re de servir de l’agent dans les diff\u00e9rents postes o\u00f9 il a exerc\u00e9 ses fonctions et le Conseil d’Etat admet, \u00e0 titre d’exemple, qu’il puisse contenir des documents relatifs aux difficult\u00e9s survenues entre l’int\u00e9ress\u00e9 et son sup\u00e9rieur hi\u00e9rarchique (cf. AUBY (J.-M.), AUBY (J.-B.), DIDIER (J.-P.) et TAILLEFAIT (A.), \u00ab Droit de la fonction publique \u00bb, 6\u00e8me \u00e9dition, Dalloz, 2009, n\u00b0475, p.267 ; E, 16 mai 1919, \u00ab Gault \u00bb). <\/p>\n

Concernant l’AT ou la maladie professionnelle, seule la d\u00e9claration d’accident de service ou maladie professionnelle, le rapport d’enqu\u00eate suite \u00e0 accident de service, l’allocation temporaire d’invalidit\u00e9, et la notification du taux d’IPP peuvent faire partie du dossier individuel de l’agent. <\/p>\n

Le secret m\u00e9dical s’impose donc en la mati\u00e8re \u00e0 l’administration et a pour cons\u00e9quence que le dossier ne peut comporter que les conclusions et les cons\u00e9quences administratives de la situation administrative de l’int\u00e9ress\u00e9. <\/p>\n

Un dossier m\u00e9dical de l’agent existe mais il est cr\u00e9\u00e9 lors de l’embauche et conserv\u00e9 par le m\u00e9decin du travail (cf. D. 4626-33 du Code du travail) <\/p>\n

Lorsque l’agent quitte l’\u00e9tablissement, un double du dossier m\u00e9dical peut \u00eatre remis, avec son accord, au m\u00e9decin charg\u00e9 de la protection m\u00e9dicale du personnel dans sa nouvelle affectation (cf. art. D.4626-34 du Code du travail). <\/p>\n

Il est \u00e0 noter d’ailleurs qu’une copie des fiches d’aptitudes de l’agent est conserv\u00e9e dans le dossier administratif mais qu’elle ne doit contenir aucun renseignement sur la nature des affections dont l’agent serait ou aurait \u00e9t\u00e9 atteint et mentionne uniquement les contre-indications ou les recommandations concernant l’affectation \u00e9ventuelle \u00e0 certains postes de travail (cf. D. 4626-35 du Code du travail). <\/p>\n

En revanche, conform\u00e9ment aux termes de l’arr\u00eat\u00e9 81 de la loi n\u00b086-33 du 9 janvier 1986, parmi les sanctions du premier groupe, seul le bl\u00e2me est inscrit au dossier du fonctionnaire (il est effac\u00e9 automatiquement du dossier au bout de trois ans si aucune sanction n’est intervenue pendant cette p\u00e9riode). <\/p>\n

Les avertissements donn\u00e9s de fa\u00e7on \u00e9crite ne doivent d\u00e8s lors pas en faire partie. <\/p>\n

Enfin, concernant la m\u00e9thode d’enregistrement et de num\u00e9rotation du dossier, il est possible de se reporter \u00e0 une circulaire du centre de gestion de la fonction publique territoriale de Seine-et-Marne intitul\u00e9e \u00ab La tenue du dossier individuel de l’agent \u00bb (cf. circulaire, janvier 2013, p.6-7) qui souligne express\u00e9ment que :
\n\u00ab L’enregistrement consiste \u00e0 consigner par \u00e9crit les actes relatifs \u00e0 la situation administrative de l’agent, en vue de les conserver. Il concerne toutes les pi\u00e8ces du dossier. Les pi\u00e8ces sont enregistr\u00e9es chronologiquement et th\u00e9matiquement, par ordre d’arriv\u00e9e : dipl\u00f4mes, documents d’\u00e9tat civil, nomination, titularisation, avancement d’\u00e9chelon, notation et comptes rendus d’\u00e9valuation par entretien\u2026 \u00bb <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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