Les agents ont la possibilité de demander la consultation de leur dossier individuel.
Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi. (loi n°83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires – article 18)
Le droit de toute personne à l’information est précisé et garanti par les dispositions des chapitres Ier, III et IV du présent titre en ce qui concerne la liberté d’accès aux documents administratifs. Sont considérés comme documents administratifs, au sens des chapitres Ier, III et IV du présent titre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions. (loi n°78-753 du 17 juillet 1978 – article 1)
L’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration :
a) Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas
b) Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret
c) Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique. (loi du 17 juillet 1978 – article 4)
Ensuite, l’article 18 de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires précise que le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.
Il ne peut être fait état dans le dossier d’un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé.
Ainsi, le dossier administratif ne doit comprendre que des pièces à usage administratif ou d’origine administrative. Par exemple :
* Les diplômes, les documents liés à l’état civil du fonctionnaire, les extraits de liste d’aptitude à la suite de la réussite à un concours, les arrêtés de nomination, de titularisation et de reclassement, les décisions d’affectation, la notation et les appréciations afférentes, les arrêtés de promotion et de position (mise en disponibilité, détachement…), les documents relatifs à la formation professionnelle et stage…
Il ne rend compte que de la manière de servir de l’agent dans les différents postes où il a exercé ses fonctions.
Ainsi, doivent être retirés tous documents relatifs aux opinions et activités politiques, syndicales religieuses ou philosophiques mais également tout document relatif à la vie privée de l’agent.
Quant au principe d’intangibilité du dossier administratif, il implique que l’administration ne peut pas, à loisir et à l’insu de l’agent, retirer ou ajouter des pièces dans son dossier. En revanche, ce principe n’interdit pas de retirer à la demande de l’agent des documents qui ne peuvent légalement être inclus.
