L’avertissement doit être motivé par l’administration. Cependant la décision d’avertissement peut se faire de manière orale ou écrite (Lettre circulaire n°1078 DH/8D du 26 juin 1986 relative à l’inscription de sanctions disciplinaires au dossier du fonctionnaire).
L’avertissement ne doit toutefois pas être inscrit au dossier du fonctionnaire hospitalier (article 81 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière).
La lettre circulaire du 26 juin 1986 souligne en effet qu’aucune mention de l’avertissement ne doit figurer « de quelque façon que ce soit » dans le dossier de l’agent (sur un courrier, sur l’évaluation annuelle de l’agent…).
En aucun cas, l’avertissement et les éventuels courriers faisant référence à cette sanction ne doivent être inclus dans le dossier du fonctionnaire en cause.
Pour les autres fonctions publiques, il en est de même : pas de conservation de l’avertissement dans le dossier administratif de l’agent.
