Aux termes de l’article 18 de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires :
Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.
Il ne peut être fait état dans le dossier d’un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé.
Ainsi, le dossier administratif ne doit comprendre que des pièces à usage administratif ou d’origine administrative. Par exemple :
* Les diplômes, les documents liés à l’état civil du fonctionnaire, les extraits de liste d’aptitude à la suite de la réussite à un concours, les arrêtés de nomination, de titularisation et de reclassement, les décisions d’affectation, la notation et les appréciations afférentes, les arrêtés de promotion et de position (mise en disponibilité, détachement…), les documents relatifs à la formation professionnelle et stage…
Il ne rend compte que de la manière de servir de l’agent dans les différents postes où il a exercé ses fonctions.
Ainsi, doivent être retirés tous documents relatifs aux opinions et activités politiques, syndicales religieuses ou philosophiques mais également tout document relatif à la vie privée de l’agent.
Quant au principe d’intangibilité du dossier administratif, il implique que l’administration ne peut pas, à loisir et à l’insu de l’agent, retirer ou ajouter des pièces dans son dossier. En revanche, ce principe n’interdit de retirer à la demande de l’agent des documents qui ne peuvent légalement être inclus.
